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【保存版】Notionの使い方完全マニュアル|メモ・タスク管理・カレンダー・データ管理が一つに!

約15分
【保存版】Notionの使い方完全マニュアル|メモ・タスク管理・カレンダー・データ管理が一つに!
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皆さんこんにちは!デジタルコンテンツクリエイターのHikoProです!

  • 最近Notionが話題だけど、実際どんなアプリなの?
  • Notionのインストール〜使い方を教えて欲しい!
  • NotionでToDoリストの作り方や、データベースの使い方を教えて欲しい!

今回の記事はこのようなお悩みを解決します!

皆さん、日々のメモ、タスク管理、ToDoリストどのように管理していますか?

これらのツール、Notion(ノーション)を使えば一元管理できますよ!

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僕自身、Notionを使い始めて1年くらい経ちますが、Notionを導入してから、仕事の生産性が劇的に向上しました!

この記事を見た人はもう、Notionの虜になること間違いないでしょう!

そこで本記事では、、、

  • Notionとは?知っておきたい基礎知識について、メリット・デメリット
  • Notionの始め方|インストール〜ログインまで
  • ToDoリスト、タスク管理、データベースの使い方
  • この記事をご覧の方に特別なプレゼント

これらについて解説するので、これからNotonを導入しようと考えている人はぜひ最後までご覧ください!

Notionとは?知っておきたい基礎知識

「最近Notion(ノーション)ってよく聞くけど、どんなアプリなの?」と気になる人も多いと思います!

Notionは、サンフランシスコに拠点を置く2016年に設立されたスタートアップであるNotion Labs Incによって開発された、メモ作成、プロジェクト管理、タスク管理のためのオールインワンワークスペースです。

つまり、日々の仕事でよく使うツールを一箇所にまとめたアプリケーションになります。

名前Notion(ノーション)
対応OSMicrosoft Windows、macOS、Android
iOS、Web
公式サイトnotion.so
開発元Notion Labs Inc
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2020年9月に、Katsu Nishiさんが、日本人社員一号として入社をし、日本でのマーケティング活動に力を入れているそうです!

Notionは2021年1月現在は、英語版しかリリースされていませんが、これから日本語版もリリースされると噂されています。

Notionはタスク管理のオールインワンアプリ

Notionはタスク管理のオールインワンアプリと言われており、日々の仕事でよく使う「メモ、プロジェクト管理、タスク管理、ToDoリスト、データ管理」などが一箇所に集まったアプリです。

Notionはカスタマイズ性に優れており、うまく使いこなせれば、アイデア次第でどんなことでもできてしまいます。

Notionでできることをあげると以下のとおりです。

✔︎Notionでできること

  • タスク管理
  • ToDoリスト
  • プロジェクト管理
  • メモ
  • データ管理
  • カレンダー
  • ガントチャート
  • 簡単なWebサイト作成
  • 図鑑作成
  • 読書リスト
  • 持ち物リスト
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これはほんの一例です!
応用すれば、実にさまざまなことができます!

いかがでしょうか・・・?

もうNotionを導入したくてたまらなくなってきたのではないでしょうか!

Notionを使うメリット・デメリット

ここまで聞くと、Notionを使わない選択肢はないように思いますが、Notionにもメリット・デメリットはあります。

僕が実際にNotionを1年間使ってみた経験談をもとに、メリット・デメリットをご紹介します!

✔︎Notionを使うメリット

  • さまざまなツールが一箇所に集まる
  • 仕事の生産性が上がる
  • アプリ移動の手間が減る
  • UIが洗練されていて使いやすい

やはり、Notionを使うメリットは、さまざまなツールが一箇所に集まり仕事の生産性が上がることです。

今までは、メモならメモアプリ、ToDoならタスク管理のアプリとそれぞれのアプリを用いており、アプリ間を移動する必要がありますた。

しかし、Notionを導入すると、一箇所に集まるので、アプリ移動の手間が減り結果として、仕事の生産性が上がります。

一方、Notionを使うデメリットは以下のとおりです。

✔︎Notionを使うデメリット

  • まだ日本語に対応していない
  • セキュリティー面がまだ心配
  • 大企業には取り入れられにくい

Notionは2021年現在はまだ日本語対応しておらず英語のみとなっています。

なので、英語が苦手な人は、扱い慣れるのに少し苦労するかもしれません。

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とは言っても、Notionの使い方は非常に直感的でシンプルなので、英語が分からなくてもすぐに慣れます!

Notionの料金プランについて

次に、Notionの料金プランについてご紹介します。

Notionは基本的には無料で使うことができますが、一部有料版もあります。

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これから始める人は、とりあえず無料版で十分です!

チームでNotionを管理する場合は有料版がおすすめです!

Notionには3つのプランが用意されており、月額の価格と主な制限は以下のとおりです。

PersonalPersonal ProTeam
料金(月額)$0$4$8
共有人数5人まで無制限無制限
ファイルUPの上限5MBまで無制限無制限

大きく変わることは、共有人数と画像ファイルなどをUPする時の上限です!

画像も圧縮すれば、十分アップできるので、無料版(Personal)でも問題ないと思います。

Notionの始め方|インストール〜ログインまで

では実際に、Notionの始め方〜実践的な使い方をご紹介していきます。

まずはNotionに会員登録をし、アプリ版を使いたい場合はアプリをインストールします。

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NotionはWebブラウザでも動作するので、アプリをインストールしなくても使えます!

僕は、アプリ版を利用しています!

まずは、Notionの公式サイトにアクセスします。

NotionはWebブラウザでも動作するので、Web版で使用したい人は、サインアップして利用できます。

アプリケーションをインストールして、使いたい人は「Download」から、MacOS、Windows版をインストールできます。

Notionの基本的な使い方ガイド

↑YouTubeにて、基本的なNotionの使い方を解説しているので、こちらを見ながら一緒に手を動かしてみましょう!↑

まずはNotionの基本的な見方について解説します!

Notionはワークスペースと言う大きな単位があり、その中にページと言う単位が存在し、その中にブロックと言う単位が存在します。

ワークスペースはプロジェクトごとに分けるといいとでしょう!

個人的にNotionを使う場合は、ワークスペースは一つで十分です。

ワークスペースの中に、自分でカテゴライズをしてページを作成し、ブロックに自由にテキストを入力したり画像を挿入したり、表を挿入できます。

新たにページを追加する場合は、「Add a page」「New page」から新規作成できます。

新しくページを作成したらまず、アイコンとカバー画像を設定しましょう!

アイコンに関しては、既存のアイコンも使えますが、自分の画像をアップロードしたり、Webの画像をURLで挿入することもできます。(カバー画像も同様です)

アイコン、カバー画像が設定できたら、実際にページを色々触ってみましょう!

ブロックには、見出し、表、画像、箇条書き、トグルリスト、チェックボックスなど様々な要素を挿入することができます。

要素を追加する場合は、+をクリックします。

するとこのように、追加できる要素を選択できるようになるので、追加したい要素をクリックします。

✔︎要素の名前と使い方

  • Text:テキストを挿入する
  • Page:ページを追加する
  • To-do list:チェックボックスを追加
  • Heading1~3:見出しを追加
  • Bulleted list:箇条書きを追加
  • Numbered list:番号付き箇条書きを追加
  • Toggle list:トグルリストを追加
  • Quote:引用
  • Divider:区切り線を挿入
  • Link to page:既存ページのリンクを挿入
  • Callout:文章を目立たせる

挿入したい要素を選択したら、適当に文字を入力していきます。

文字が入力できたら、次に文字の装飾方法もやってみましょう!

文字の装飾方法は上記の画像のとおりです。

✔︎文字の装飾

  • リンクを挿入
  • コメントを挿入
  • 太字
  • 斜体
  • 下線
  • 打ち消し線
  • コード
  • 計算
  • 色変更
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Notionはここまで自由度高く、要素を追加したり、文字の装飾ができるんです!

Notionの使い方① ToDoリスト・タスク管理として使う

↑Notionを使った最強のToDoリスト、タスク管理の方法は上記のYouTubeをご覧ください!↑

Notionの基本的な使い方をマスターしたところで、実際にNotionを仕事や生活でどのように使うのかを解説します。

まず初めにNotionをToDoリスト、タスク管理として使う方法をご紹介します!

上記の動画をご覧いただけるとわかりますが、非常に自由度の高いToDoリストが作れます。

ToDoリストやタスク管理に決まった型はないので、ぜひ色々試してみて、自分に一番あったページを作成しましょう!

簡単に、NotionでToDoリスト・タスク管理として使うメリットをあげると以下の通りです。

✔︎NotionでToDoリスト・タスク管理として使うメリット

  • タスクを移動できる
  • カテゴリー分けしてToDo管理ができる
  • カレンダーと一緒に使うこともできる
  • メモ+ToDoの合わせ技もできる

NotionとGoogleカレンダーを連携させたい場合は、「NotionにGoogleカレンダーを埋め込んで最強のスケジュール管理を作る!【テンプレあり】」の記事をご覧ください!

Notionの使い方② データベース機能を使う

↑Notionを使ったデータベース機能の使い方は上記のYouTubeをご覧ください!↑

次の、Notionの使い方として、データベース機能を使ってデータ管理をすることができます。

このデータベース機能も決まった使い方はなく、アイデア次第でどんなことにも活用できます。

主に、Notionのデータベース機能でできることは以下のとおりです。

✔︎Notionのデータベース機能でできること

  • 読書リストが作れる
  • 持ち物リストができる
  • 顧客管理データを作れる
  • ほしい物リストができる
  • 趣味のカタログを作れる
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僕は、読書リストや、買うものリスト、行ってよかった飲食店などをデータベース機能を使って作成しています!

Notionの使い方③ ガントチャート機能を使う

↑Notionを使ったガントチャートの使い方は上記のYouTubeをご覧ください!↑

最後に、Notionの使い方として、ガントチャート機能(Timeline View)と言う機能があります。

ガントチャートとは何かというと、プロジェクト管理や生産管理などで工程管理に用いられる表のことを言います。

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これまで、ガントチャートを作ろうと思うと、エクセルやスプレッドシートで地道に作るか、高額なアプリを購入するしかなかったですが、なんとNotionでは無料で作成することができます!

小〜中規模のプロジェクトの工程管理ならNotionのガントチャートで十分なので、ぜひ活用してみてください!

【番外編】Notionを使う上で知っておきたいテクニック

ここまで、Notionの実用的な使い方について解説をしました。

ここからは、さらにNotionを生産性高く使うテクニックについてご紹介します!

これからご紹介するテクニックを使うことで、爆速でNotionを扱えるでぜひ活用してみてください!

✔︎Notionを使う上で知っておきたいテクニック4つ

  • ショートカットキー
  • マークダウン記法
  • 他人と共同編集する
  • 拡張機能を追加する

これらの4つのテクニックについて詳しく解説します。

便利なNotionのショートカットキー

Notionには便利なショートカットキーがあり、ショートカットを活用することで、効率よくNotionを使えます。

ショートカットキーはたくさんありますが、便利でよく使うショートカットキーだけを厳選すると以下のとおりです。

✔︎知っておきたいNotionのショートカットキー

  • ⌘/ctrl + n :新しいページを作成
  • ⌘/ctrl + shift + n or cmd/ctrl + click :新しいNotionウィンドウを開く
  • ⌘/ctrl + p :Quick Find機能を呼び出す
  • ⌘/ctrl + [ :1ページ前に戻る
  • ⌘/ctrl + ] :1ページ先に戻る
  • ⌘/ctrl + shift + l :ダークモードと通常モードの表示を切り替え
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Notionのショートカットキーも知っておきたいですが、Macをお使いの人はまずMacのショートカットキーを使いこなせるようになりましょう!

▶︎【絶対に覚えておきたい!】MacBookの生産性を上げる便利なショートカットキー21選!【入門編】

マークダウン記法を覚える

次に知っておきたいNotionのテクニックとして、マークダウン記法をマスターしましょう!

マークダウン記法とは、文書を記述するための軽量マークアップ言語のことで、簡単にまとめると少しの記述でテキストを装飾できるものです。

これは実際に活用して体感してみないと、凄さが分からないので以下のコマンドを使ってみてください!

✔︎Notionで知っておきたいマークダウン記法

  • # + スペースh1見出し
  • ## + スペースh2見出し
  • ### + スペースh3見出し
  • []:チェックボックス
  • * or - or +スペース:箇条書き
  • > スペース :トグルリストを作る
  • " スペース :引用のセクションを作る
  • ---ブロック幅の横線
  • ```:コードブロック
  • **強調**強調
  • *イタリック*イタリック
  • `インラインコード`:インラインコード
  • ~取り消し線~取り消し線

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僕もこのマークダウン記法を覚えて、爆速でNotionを使用しています!

他人と共同編集する

Notionでは、他人と共同編集してメモをとったり、タスク管理できたりします!

なので、チームで何かプロジェクトを進めるときなどに非常に役に立ちます。

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僕も、チームでの事業のタスク管理や、資料作成は全てNotionで完結させています!

Notionを他人と共同編集する方法はとても簡単で、以下の手順で共有をします。

✔︎Notionを他人と共同編集する方法

  1. 右上の「share」をクリックする
  2. 招待したい人のメールアドレスを入力する
  3. 権限を付与する
  4. inviteをクリックして招待する

これらの手順を画像付きで解説します。

まずは、Shareをクリックします。

次に、入力ボックスをクリックします。

すると、このようなボックスが表示されるので、入力ボックスに招待したい人のメールアドレスを記入します。

そして、権限を付与します。

  • Full access:全ての操作を付与
  • Can edit:編集権限を付与
  • Can comment:コメントのみを付与
  • Can view:閲覧のみ許可

権限を付与したら、inviteをクリックして招待をします。

以上で共同編集のやり方は以上です。

Notionの拡張機能「Web Clipper」を追加する

Notionには「Web Clipper」と呼ばれる拡張機能が用意されており、この拡張機能をchromeに追加すると、閲覧しているWebサイトをNotionに保存することができます。

まずは、こちらからWeb Clipperを拡張機能に追加します。

▶︎Notion Web Clipper

Notionの拡張機能が追加できたら、実際に保存したいページを開いて、拡張機能のアイコンをクリックします。

すると、画像のようなものが表示されるので、Notionのどこに保存したいのかを選択します。

Add toをクリックすると、どのページに保存をするのか選択できるので、保存したいページを選択します。

選択したら、Save pageをクリックします。

するとこのような画面が表示されるので、Open in NotionでブラウザのNotionが開きます。

保存したWebページがNotionに保存されていることがわかります。

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このNotionの拡張機能は、資料を作成するときや、記事を後で見返したいとき、情報を自分なりにまとめたい時に活用するといいでしょう!

【無料】Notionのテンプレートを配布します!

今回は、ここまで記事をご覧いただいた方限定で、僕が使っている最強のタスク管理ページのテンプレートを配布します!

テンプレートURL:https://www.notion.so/Notion-Google-8ff2d0c2b4f54d279373e91c17603a2a

上記のリンクをクリックし、右上の「duplicate」をクリックして、ご自身のNotionに複製すると使えるようになります。

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こちらのテンプレートをしようした人は、ぜひこの記事をSNSで拡散してください!

皆さんでNotionライフを楽しみましょう!!

2021年はNotionの使い方をマスターして仕事の生産性を高めよう!

いかがでしたでしょうか!

今回の記事では、Notionの基本的な使い方と、実践的な使い方について解説をしました!

Notionは使い方次第で、色々な用途に使えるので、ぜひ色んな使い方を試してみてください!

2021年はNotionライフを始めて、より良い仕事ライフを送りましょう!

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最後までご覧いただきありがとうございました!

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